Anadolu İl Ambulans Servisi Başhekimliği yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak ; Başhekimlik veya Başhekimliğe bağlı olarak çalışan birimlerin kurumun faaliyetleri sonucu oluşan her türlü bilgi ve belgeyi toplamakla, değerlendirmekle ve saklama faaliyetlerini yürütmek.
Birim Sorumlusu : Seda AŞLICIOĞLU
Görevleri :
• Birim Sorumluları için Yönetici tarafından belirlenmiş ortak görev ve sorumlulukları yerine getirmek.
• Bölümde yapılan görevlerin kuruluşun misyon, vizyon ve temel değerlerine uygunluğunu sağlayacak şekilde çalışmaları yürütmek.
• Bölümün görev alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışı iş ve işlemlerin giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla düzeltici ve önleyici faaliyet çalışmalarına katılmak.
• İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, sorumluluğu altında bulunan ya da birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak.
• Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut İç Kontrol Sisteminin tanım ve gereklerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
• Yaptığı görevin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen görevin kalitesini kontrol etmek.
• Kurumun yıl içerisinde yapmış olduğu faaliyetleri içeren dosyaları mevzuatta belirtilen saklama süreleri sona erdikten sonra teslim alınmasını sağlamak.
• Birimlerde evraklar henüz üretim aşamasında iken müdahale ederek evrakların düzgün bir şekilde tanımlanmasının sağlamak.
• Başhekimliğe bağlı birimlerden kişi evraklarının haftalık olarak alınmasını kişi dosyalarına yerleştirilmesini sağlamak.
• Kişi dosyalarını takibi ve düzenini sağlanmak (İkinci dosya açmak, yeni başlayan personele dosya açmak, kişi dosyasının düzeni, sırtlık kısmının düzenlenmesi)
• Kişi özlük dosyalarının içerik kısmının ayraçlarının hazırlamak.
• Evrakların birimlerden sonra arşive alınmasını, gerekli olanların birim görevlisi ile birlikte arşive devredilmesini ve devirlerin düzenli olarak yürütülmesinin sağlamak.
• Evrakların birimlerde ve arşivde saklama sürelerinin tespit etmek.
• Arşive gelen evraklar için erişim sistemi kurarak arşivden faydalanılmasını sağlamak.
• Arşivden istenen belge ve bilgi taleplerini en kısa sürede doğru bir şekilde karşılamak.
• Evrakların ödünç işlemlerini ve takibini yapmak.
• Evrakların fiziki olarak neme, ısıya yangına ve çeşitli zararlı unsurlara karşı koruyacak tedbirlerin alınmasını sağlamak.
• Arşivde saklama süresi dolan evrakların imhası için birim yetkililerinden onay alınarak güvenli bir şekilde imha edilmesini sağlamak.
• Mesleki alanda meydana gelen her türlü teknolojik ve bilimsel gelişmeleri takip ederek bu gelişmeleri kuruma uygulamak.
• Arşivin temizliğini yaptırarak hijyenik bir ortam oluşturulmasını sağlamak.