Evrak Kayıt Biriminin görev ve sorumluluk alanına giren iş ve işlemlerle ilgili olarak birim içi süreç yönetimini ve birimler arası iş birliği ile koordinasyon faaliyetlerini yapmak.
Birim Sorumlusu : Cengiz ALTAY
Görevleri :
• Birim Sorumluları için Yönetici tarafından belirlenmiş ortak görev ve sorumlulukları yerine getirmek.
• Bölümde yapılan görevlerin kuruluşun misyon, vizyon ve temel değerlerine uygunluğunu sağlayacak şekilde çalışmaları yürütmek.
• Bölümün görev alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışı iş ve işlemlerin giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla düzeltici ve önleyici faaliyet çalışmalarına katılmak.
• İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, sorumluluğu altında bulunan ya da birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak.
• Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut İç Kontrol Sisteminin tanım ve gereklerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
• Yaptığı görevin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen görevin kalitesini kontrol etmek.
• Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut İç Kontrol Sisteminin tanım ve gereklerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
• Yaptığı görevin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen görevin kalitesini kontrol etmek.
• Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
• Kurum içi evrakları(yazı işleri birimlerinden) ve gelen evrakları kontrol etmek.EBYS sistemi üzerinden kaydını yapmak, zimmet defterini imza karşılığında ilgili birimlere teslim etmek.
• Kurum dışı gelen evrakları (İlçe Sağlık Müdürlükleri,Üniversite,PTT,kargo vb.) görevliden imza karşılığı teslim almak,evrak numarası almadıysa EBYS sisteminden geçirmek ,ilgili birimlere imza karşılığı teslim edilmesini sağlamak .
• Başhekimliğe bağlı birimlerimiz tarafından hazırlanan evraklar personelden kontrol edilerek teslim alındıktan sonra kurye görevlisine teslim etmek.
• Kurye ile birlikte Müdürlükten gelen evraklar kurye görevlisinden teslim alındıktan sonra kontrol edilip zimmet defterine kayıt edilerek imza karşılığı ilgili birimlere teslim edilmesini sağlamak.
• Gelen evrakların(bilgi notu/dilekçe/tutanak)EBYS Sisteminde girişini yapmak ve konusuna göre ilgili birime teslim edilmesini sağlamak.
• Anadolu Komuta Kontrol Merkezinde çevrime konulan günlük evrakları nöbet bitiminde teslim almak ,kontrolü yapmak,eksik evrakları tamamlayıp tarama işleminden geçirdikten sonra bilgisayar ortamında dosya olarak kayıt altına almak ve arşivlemek .Birimler için gerekli olan evraklar imza karşılığı ilgili birimlere teslim edilmesini sağlamak.
• Çevrimle birlikte teslim edilen tutanak ve bilgi notları EBYS sisteminden geçirilip ilgili birimlere teslim edilmesini sağlamak.
• Santral telefonuna düşen çağrılar cevaplanmasını ve ilgili birimlere aktarılmasını sağlamak.